Analisi organizzativa in Sanità

COS’E’ L’ANALISI ORGANIZZATIVA?

L’ analisi organizzativa è uno strumento che ha lo scopo di intervenire sulle organizzazioni per migliorarne il funzionamento e cercare di risolverne i problemi.

Può essere definita come:

• Uno strumento diagnostico per rintracciare le carenze e le incongruenze e per orientare gli interventi di riprogettazione
• Uno strumento che prende in considerazione tutti i fattori in gioco e che mette a fuoco i più rilevanti rapporti causa/effetto fra di essi
• Uno strumento di registrazione delle situazioni organizzative, che consente di chiarire e di rendere espliciti i loro meccanismi di funzionamento

CHI DEVE USARE QUESTO STRUMENTO?

L’analisi organizzativa è uno strumento fondamentale per:

• Coordinatori delle professioni sanitarie

• Dirigenti infermieristici

• Studenti di Master in coordinamento e management delle professioni sanitarie

• Studenti delle Lauree Magistrali professioni sanitarie

• Tutti coloro che svolgono un ruolo centrale, mangeriale all’interno delle organizzazioni sanitarie

COSA OTTERRAI DALL’ANALISI ORGANIZZATIVA?

L’analisi organizzativa apre le porte alla riprogettazione di soluzioni di intervento migliorativo rendendo espliciti i meccanismi di funzionamento dell’organizzazione in un dato momento.

Grazie all’analisi riuscirai ad ottenere:

– un’organizzazione efficace ed efficiente

– un monitoraggio continuo di tutti i processi

– una maggior soddisfazione da parte di tutti i componenti della tua equipè

– un aumento della motivazione propria e dei tuoi collaboratori

– un aumento della produttività

– un aumento della soddisfazione dei pazienti

COSA EVITERAI GRAZIE ALL’ANALISI ORGANIZZATIVA?

– tutte le problematiche dovute ad una cattiva organizzazione

– demotivazione diffusa

-disaccordo tra i lavoratori

-rallentamento delle attività

– caos organizzativo

-carichi di lavoro sbilanciati

-malessere, malcontento, insana competizione e atmosfera di risentimento

– studiare le singole parti che compongono la tua organizzazione e le loro relazioni

– diagnosticare le criticità di ogni singola parte

– evidenziare  i punti di forza della tua organizzazione

– rintracciare le carenze e le incongruenze per orientare gli interventi di riprogettazione

DISORGANIIZZAZIONE AZIENDALI QUALI POSSONO ESSERE LE CAUSE?

Tra le principali cause di fallimento aziendale c’è sicuramente la disorganizzazione interna.

Partiamo dal presupposto che ogni azienda è, o quanto meno dovrebbe essere, un’organizzazione anche abbastanza complessa all’interno della quale convivono, secondo una gerarchia preordinata, risorse che ricoprono ruoli differenti e svolgono mansioni specifiche.

All’interno di qualsiasi realtà aziendale vige, dunque, un ordine formale stabilito al momento della fondazione. Ma spesso avviene che, accanto all’ordine formale, si sviluppi nel tempo un’organizzazione interna informale che sovverte, in misure differenti, l’ordine formale e che, come un cancro, mina le basi dell’azienda.

L’ordine informale è fonte di caos; difatti, i problemi di disorganizzazione aziendale nascono proprio quando non è più rispettata l’organizzazione formale.

Ma qual è il motivo che causa la disorganizzazione aziendale?

Perché nelle aziende viene a crearsi un ordine alternativo che genera confusione e danni spesso irrimediabili?

Ci sono varie cause che possono dare origine ad uno stato di disorganizzazione in azienda ed è fondamentale analizzarle per trovare le possibili soluzioni in modo da ristabilire l’ordine e l’armonia interna.

-Manager demotivati

La demotivazione dei manager è la prima causa di disorganizzazione interna alle aziende, e quindi di caos. Quando i dirigenti non rappresentano una guida certa per l’azienda perché incapaci di affrontare le eventuali criticità dell’apparato e delle risorse impiegate o perché impreparati nel trovare soluzioni plausibili, tutto il sistema risulta essere in balia del disordine e dell’incertezza.

L’assenza di motivazione e di impegno da parte dei vertici è causa anche di malessere generale tra i dipendenti, che si ritrovano senza una leadership autorevole in grado di orientarli al meglio.

Peggio ancora quando la dirigenza non riconosce le proprie difficoltà e identifica nei dipendenti la causa dei propri insuccessi. In un contesto simile, la prospettiva futura dell’azienda può essere seriamente compromessa.

Ripartizione squilibrata del lavoro

Carichi di lavoro sbilanciati sono all’origine anch’essi di disorganizzazione aziendale e di confusione diffusa. Immaginiamo una situazione simile, in cui alcuni dipendenti sono caricati maggiormente di lavoro rispetto ad altri. Cosa potrebbe generare tutto ciò? Malessere, malcontento, insana competizione e un’atmosfera di risentimento. Oltre che rendere praticamente impossibile il lavoro di squadra e il raggiungimento degli obiettivi aziendali comuni.

Confusione dei ruoli

Fonte di disordine e conflitti all’interno delle aziende è anche l’errata pianificazione dei ruoli aziendali. Quando i ruoli, e i rispettivi compiti, non sono ben organizzati: nel senso che alcuni si sovrappongono, altri non hanno confini ben definiti, taluni ancora si duplicano inutilmente, tutto ciò genera:

• un rallentamento della produzione: se il dipendente non sa cosa è chiamato a fare, qualsiasi attività la svolgerà male;
• disaccordo tra i dipendenti che invece di coadiuvarsi si scontrano costantemente.

Quale soluzione alla disorganizzazione aziendale?

Per mettere fine ai problemi causati dalla cattiva organizzazione aziendale, è necessario  attuare la seguente soluzione:

Analizzare l’attuale situazione interna grazie all’analisi organizzativa

Ma come creare un’analisi organizzativa?

I criteri fondamentali che devono orientare l’analisi sono:

• non analizzare tutto, ma solo i fattori ritenuti più importanti e critici;

• per importanza si intende la priorità, scelta in base a fattori strategici e di indirizzo generale, quegli stessi fattori che hanno reso necessaria l’analisi della struttura organizzativa;

• per criticità si intende la difficoltà oggettivamente rilevabile di un determinato fattore, causata dalla sua imprevedibilità, dal suo grado di assorbimento di risorse, dalla problematicità di gestione ecc.

Qui di seguito riassumiamo il percorso di analisi in alcune domande che bisogna porsi in relazione all’impianto organizzativo

Quali sono i servizi erogati più importanti e più critici?

Quali sono i fattori in ingresso più importanti e più critici?

Come sono definiti la struttura di base, i meccanismi operativi e i processi sociali:

• per controllare i diversi fattori in ingresso e il loro livello di criticità?

• per soddisfare i diversi compiti organizzativi (erogazione dei servizi, amministrazione, ricerca, marketing, manutenzione, controllo di qualità ecc.)?

• per fronteggiare le criticità dei servizi in uscita

Quanto i servizi in uscita sono resi critici dal non governo di alcuni fattori in ingresso e viceversa?

Riportiamo qui un esempio elementare di problema organizzativo risolto con le tecniche dell’analisi sistemica

Esempio di problema organizzativo: l’introduzione di una nuova tecnologia in una unità operativa.

Ipotizziamo di dover introdurre il trattamento elettronico dei dati dei pazienti ricoverati in un Pronto Soccorso ospedaliero.

Prima di tutto è necessario governare la criticità del nuovo fattore in ingresso: uno dei primi compiti organizzativi sarà, per esempio, scegliere il prodotto più adatto al Pronto Soccorso (saranno da scegliere l’hardware e il software, i tipi di contratto di

assistenza, il tipo di formazione fornita dalla ditta fornitrice ecc.).

In secondo luogo andranno gestite le modifiche alla struttura di base: chi gestirà la nuova procedura?

Dove saranno collocati gli apparecchi? Quali saranno i ruoli e le funzioni interessate? Quali le risorse assegnate?

Si dovranno quindi ripensare alcuni meccanismi operativi, come il sistema informativo, le procedure di lavoro e i rapporti con le altre unità operative e servizi. Sarà infine necessario programmare un’azione formativa per tutto il personale coinvolto dalla nuova tecnologia, a cominciare da quello con responsabilità dirigenziali.

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